Cómo hacer una factura como autónomo: plantilla y ejemplo
Facturación y gestión · Facturas
Una factura de autónomo es válida en España si incluye una serie de datos obligatorios recogidos en el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012). No hace falta ningún programa complicado para empezar: puedes hacerla en una plantilla de Word, Excel o un editor de PDF, siempre que incluya todos los campos correctos.
Datos obligatorios de una factura
- Número de factura y serie: correlativo, sin saltos ni duplicados dentro de la misma serie.
- Fecha de emisión (y fecha de la operación si es distinta).
- Tus datos como emisor: nombre y apellidos o nombre comercial, NIF, y domicilio fiscal completo.
- Datos del cliente: nombre o razón social, NIF/CIF y domicilio.
- Base imponible: el importe antes de impuestos.
- Tipo y cuota de IVA aplicado (o mención expresa si la operación está exenta).
- Retención de IRPF si el cliente es otro profesional o empresa (habitualmente 15%, o 7% durante los primeros 3 años de actividad).
- Importe total a pagar.
Ejemplo de estructura de factura
Una factura sencilla de un autónomo a otra empresa suele seguir este esquema:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Base imponible | 1.000,00 € |
| IVA (21%) | + 210,00 € |
| Retención IRPF (15%) | − 150,00 € |
| Total a cobrar | 1.060,00 € |
Si quieres ver cómo cambian estos números con tu propia base imponible y tipos aplicables, prueba las calculadoras de IVA e IRPF.
¿Qué programa usar para facturar?
Mientras no uses un sistema de contabilidad integrado, herramientas simples como una plantilla de Word o Excel siguen siendo válidas para emitir facturas ocasionales. Aun así, a medida que factures más volumen, un programa de facturación te ahorra errores (numeración, cálculo automático de IVA/IRPF, control de cobros pendientes) y te prepara mejor para los próximos requisitos de facturación electrónica.
Errores comunes al facturar
- Saltarse números de factura o reutilizar el mismo número, lo que puede generar problemas en una inspección.
- Olvidar aplicar la retención de IRPF cuando el cliente es otro profesional o empresa.
- No guardar copia de todas las facturas emitidas durante el plazo legal (mínimo 4 años, aunque muchos gestores recomiendan conservar hasta 6).
- Facturar sin verificar antes el NIF/CIF y la dirección fiscal exacta del cliente.
Preguntas frecuentes
¿Puedo hacer facturas en Excel o Word como autónomo?
Sí, mientras factures de forma manual y no uses un programa de contabilidad integrado, sigue siendo una opción válida, aunque cada vez es menos práctica a medida que aumenta el volumen de facturación.
¿Qué IVA e IRPF debo aplicar en mi factura?
Depende de tu actividad y de si el cliente es particular o profesional: el IVA general es del 21% (existen tipos reducidos del 10% y 4% para actividades concretas), y la retención de IRPF suele ser del 15%, o del 7% durante los tres primeros años de actividad si cumples los requisitos.
¿Cuánto tiempo tengo que guardar las facturas?
El plazo legal mínimo de conservación es de 4 años, aunque muchos gestores recomiendan guardarlas hasta 6 años para cubrir otros plazos de prescripción.
Esta guía es orientativa y no sustituye el asesoramiento de un gestor o asesor fiscal para tu caso concreto.